Aufgaben – mit und ohne Deadline

Viele Menschen verwenden Aufgabenlisten – auf Papier oder mit elektronischen Hilfsmitteln. In Outlook können Sie Aufgabenlisten mit Erinnerungen und Nachverfolgung verwalten.

Über die Navigationsleiste können Sie aktuell anstehende Termine und Aufgaben sowie Ihre Kontakte einsehen. 

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aufgaben, um diese anzuzeigen. Mit Klick auf den Befehl Neue Aufgabe öffnet sich ein Dialogfenster.

Hier können Sie der Aufgabe einen Namen (Betreff) geben. Optional haben Sie die Möglichkeit, ein Start- und ein Fälligkeitsdatum zu bestimmen sowie ob Sie daran erinnert werden möchten. 

Weisen Sie die Aufgabe jemand anderem zu, wenn Sie diese nicht selbst erledigen wollen. 

Die Aufgabe reiht sich in die Liste Ihrer Aufgaben ein und wartet darauf, dass Sie sie mit „erledigt“ kennzeichnen.


^{Bildnachweis: Microsoft Outlook 2019-Screenshot, Marita Weiher}

Das vereinfachte Menüband

Das klassische Outlook-Menüband enthält alle Optionen und Befehle, die Sie zum Ausführen von Aufgaben in Outlook brauchen. Es nimmt jedoch viel Platz auf dem Bildschirm ein.

Um zwischen dem vereinfachten Menüband und dem klassischen Menüband hin- und herzuschalten, klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf den Pfeil.

Das vereinfachte Menüband zeigt die am häufigsten verwendeten Befehle in einer einzigen Zeile an. Wenn im vereinfachten Menüband die benötigte Schaltfläche nicht angezeigt wird, geben Sie den erforderlichen Befehl in das Feld „Was möchten Sie tun?“ im oberen Bildschirmteil ein. Es werden sowohl der Befehl, den Sie benötigen, als auch Hilfe für diesen Befehl angezeigt.


^{Bildnachweis: Pixabay, blickpixel; Microsoft Outlook 2019-Screenshot, Marita Weiher}

Sie können Outlook so einrichten, dass das Erinnerungsfenster oben auf anderen Programmen angezeigt wird, in denen Sie gerade arbeiten.

1. Wählen Sie Datei > Optionen > Erweitert aus.

2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Erinnerung“ das Kontrollkästchen „Erinnerung anzeigen“ im oberen Bereich anderer Fenster.

Den Zeitpunkt der Erinnerung und andere Eigenschaften können Sie unter Datei > Optionen > Kalender anpassen. 

^{Bildnachweis: Pixabay, geralt; Microsoft Outlook 2019-Screenshot, Marita Weiher}

„Unterhaltung aufräumen“ löscht überflüssige Nachrichten.

Mithilfe des Befehls „Unterhaltung aufräumen“ in Outlook können Sie die Anzahl von Nachrichten in den E-Mail-Ordnern verringern.

Überflüssige Nachrichten in einer Unterhaltung werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben.

Bei einer Unterhaltung handelt es sich um die Original-E-Mail-Nachricht mitsamt aller Antworten. Die Nachrichten einer Unterhaltung weisen denselben Betreff auf.

Was geschieht beim Aufräumen von Unterhaltungen?
Beim Aufräumen von Unterhaltungen wird der Inhalt der einzelnen Nachrichten in der Unterhaltung ausgewertet. Wenn eine Nachricht in einer der Antworten vollständig enthalten ist, wird die vorherige Nachricht gelöscht.


^{Bildnachweis: Adobe Stock, Drobot Dean; Microsoft Outlook 2019-Screenshot, Marita Weiher}

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten morgen eine E-Mail an Ihren Chef senden, damit sie sich in der Früh gleich in seinem E-Mail-Posteingang befindet. Das einzige Problem ist, dass Sie erst um 9:00 Uhr morgens mit der Arbeit beginnen und Ihr Chef um 7:00 Uhr morgens hereinkommt.

Mit der Funktion „Übermittlung verzögern“ schreiben Sie die Nachricht einfach am Abend zuvor und vereinbaren die Zustellung um 6:45 Uhr.

Sie finden diesen Befehl beim Erstellen einer E-Mail im Register Optionen > Weitere Optionen.

Hinweis: Der Computer muss zu diesem Zeitpunkt eingeschaltet sein!

^{Bildnachweis: Adobe Stock, Tierney; Microsoft Outlook 2019-Screenshot, Marita Weiher}